L’Ente bilaterale del terziario di Ragusa comunica alle imprese e ai lavoratori del comparto operanti sul territorio che il garante per la protezione dei dati personali ha comunicato di aver predisposto un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.
A seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare, per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato, i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’e-mail). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione. “Pertanto, i datori di lavoro – sottolineano dal consiglio direttivo dell’Ebt Ragusa presieduto da Gregorio Lenzo – dovranno verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore, periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore. I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro). L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal garante può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore”. Per ulteriori informazioni è possibile contattare la sede Ebt allo 0932.622522.
