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Archiviazione dei documenti in ufficio: la guida completa

Tempo di lettura: 2 minuti

Sebbene al giorno d’oggi sia forte la spinta per visualizzare il più possibile i documenti dell’ufficio, la maggior parte di essi resta ancora cartacea. Vale a dire che è necessario in diverse situazioni conservare una copia cartacea all’interno di raccoglitori per archiviare documenti in ufficio. A volte è addirittura richiesto per legge, come capita quando si tratta di contratti o anche fatture. Occorre quindi che ogni persona all’interno di uno stesso luogo di lavoro, dai dirigenti agli stagisti, sappiano come vengono archiviati i documenti al fine di sistemarli correttamente prima e recuperarli in velocità poi in un secondo momento quando devono essere consultati.

Creare categorie

Creare delle categorie rappresenta la prima regola fondamentale per archiviare correttamente i documenti in ufficio. In base al tipo di documento che va archiviato, si ottengono quindi categorie come contratti, progetti, fatture, risorse umane.

Usare cartelle e archivi madre

Una volta definite le categorie principali, all’interno si possono realizzare sotto cartelle per andare ulteriormente a suddividere le carte. Si tratta quindi di realizzare una sorta di struttura ad albero che possa rendere più facile la ricerca. Non deve per forza trattarsi di una cartella, ma il discorso vale anche per, ad esempio, un intero ripiano di un archivio che viene ripartito in sottocategorie in base al tipo di lavoro.

Etichettare

Dovrebbe essere assodato e intuitivo, tuttavia vale la pena ripeterlo ancora una volta poiché diverse persone ancora sbagliano. Tutte le scatole, i piani dell’archivio, le cartelle e i raccoglitori vanno etichettati in modo estremamente chiaro. Occorre adottare all’interno dell’ufficio delle diciture standard per facilitare la ricerca altrimenti va a finire che si perde un sacco di tempo per trovare gli incartamenti necessari.

Usare i colori

Non è di certo un caso se tutti i prodotti per l’archiviazione dei documenti sono colorati poiché anche i colori possono tornare utili a garantire ordine e organizzazione. Cartelle o semplicemente etichette colorate sono utili per suddividere i documenti cartacei.

Adottare buone pratiche di conservazione

Nel momento in cui si parla di archiviazione dei documenti, bisogna sempre ricordare che occorre adottare buone prassi in merito alla loro conservazione. Non serve a niente avere un archivio pieno zeppo di documenti vecchi. Al contrario, occorre eliminare regolarmente tutti gli incartamenti più obsoleti e inutili al fine di liberare spazio.

Aggiornare le politiche di archiviazione

Naturalmente, con il passare del tempo e degli anni, le esigenze possono cambiare e perciò occorre aggiornare le politiche di archiviazione dei documenti. Il sistema può sempre essere migliorato, ove necessario.

Limitare l’accesso

In moltissimi uffici sono presenti e documenti con dati sensibili, il cui accesso va limitato. Anche se l’archivio è dotato di serratura, succede spesso che la chiave sia alla mercé di chiunque. Invece, in un ufficio efficiente occorre limitare gli accessi al solo personale autorizzato.

Formare il personale

A proposito di personale, per una corretta archiviazione dei documenti cartacei in ufficio occorre condividere le buone prassi e le regole con tutto il personale coinvolto.

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