La comunicazione è alla base di ogni business.
Che tu gestisca o faccia parte di una grande o piccola impresa, comunicare con collaboratori, colleghi, clienti, dipendenti, etc. fa sicuramente parte della tua routine di lavoro.
Che si tratti di e-mail, posta tradizionale, presentazioni o qualsiasi altro tipo di documento, è importante seguire alcune semplici regole per mantenere sempre un tono professionale e comunicare il messaggio in maniera efficace.
- Vai dritto al sodo
Evita di dilungarti troppo o essere ridondante: se si tratta di affari è importante essere efficienti e risparmiare tempo per ottenere gli obiettivi desiderati.
Qual è lo scopo della tua lettera? Rendilo chiaro immediatamente, andando dritto al punto senza troppi giri di parole.
La regola delle 5W
Per assicurarti che la tua corrispondenza sia efficace, usa la tecnica giornalistica delle 5W (Who, What, When, Where, Why), rispondendo in anticipo a tutte le domande che il destinatario del messaggio potrebbe porsi. In questo modo, risparmierai tempo e otterrai il risultato desiderato, sia esso organizzare un meeting o affidare un incarico a un collaboratore.
Un tocco di classe in ufficio? Usa solo penne personalizzate con il nome aziendale per firmare i tuoi documenti e regala le tue penne con logo a tutti i clienti e collaboratori. Le trovi su National Pen.
- Usa un linguaggio chiaro
Spesso si compie l’errore di utilizzare linguaggio tecnico e gergale anche quando non è necessario.
Un linguaggio difficile e settoriale, anche quando si comunica con colleghi appartenenti allo stesso settore o azienda, risulta ostico e inutilmente complicato, ostacolando la comunicazione.
Usa invece uno stile limpido e professionale, per fare arrivare il messaggio nel modo più semplice e diretto.
- Controlla nomi e date
L’intestazione di una lettera professionale è importante per identificare il destinatario del messaggio e segue specifiche convenzioni in ciascuna lingua.
Prima di inviare la tua lettera, controlla che nome e cognome del destinatario siano scritti correttamente e che il titolo utilizzato sia il più adatto.
Se utilizzi un template salvato in precedenza, assicurati che tutte le informazioni (date, luoghi, etc.) siano aggiornate e rilevanti.
Come scrivere l’indirizzo su una busta da lettere
Se devi inviare la tua lettera per posta, compila correttamente le informazioni di mittente e destinatario sulla busta: nome, cognome e indirizzo del destinatario vanno sulla parte posteriore, sotto il francobollo, mentre i dati del mittente vanno sulla parte anteriore.
- Rileggi
Gli errori di battitura capitano a tutti ma non fanno fare bella figura.
Ogni volta che scrivi, rileggi subito per controllare che tutto sia al suo posto.
Lascia passare un po’ di tempo e rileggi di nuovo per assicurarti che non solo la grammatica, ma anche lo stile e il tono del messaggio siano adatti allo scopo e al pubblico che vuoi raggiungere.
I tool di correzione grammaticale
Prima di inviare un documento di lavoro, utilizza un tool di correzione grammaticale per assicurarti che non ti sia sfuggito qualche strafalcione.
Puoi usare il correttore automatico di Word o scegliere uno dei diversi strumenti di correzione bozze online, come LanguageTool o Grammarly per la lingua inglese.
Adesso che sai come rendere efficiente la tua corrispondenza professionale, non ti resta che applicare questi consigli alla tua prossima lettera di lavoro.
