Le riunioni sono processi fondamentali in un’impresa è ma anche per gruppi di lavoro o team perché permettono lo scambio di idee e informazioni nonché l’aumento del coinvolgimento e l’efficienza. Tuttavia, a volte possono diventare noiose rubando tempo alle altre attività e costituire un ostacolo piuttosto che un aiuto. Molti hanno la percezione che le riunioni diventino un buco nell’acqua a causa di esperienze negative passate e una cultura sbagliata. Esistono però alcune strategie per farsì che una riunione sia ben organizzata, efficiente e davvero proficua che hanno a che fare con la gestione del tempo, la strutturazione dei contenuti e la scelta delle persone da coinvolgere. Vediamo allora di analizzare meglio questi fattori al fine di dare alcuni suggerimenti utili per organizzare le riunioni in ufficio.
Il fattore tempo
Per organizzare una riunione proficua è fondamentale stabilire le tempistiche indicando sia la durata ma soprattutto la fine. Ogni argomento da trattare deve avere una tempistica prestabilita, evitando incomprensioni e lungaggini che portino via tempo alle persone coinvolte. Infatti, possono sorgere alcuni malumori quando la riunione spreca tempo agli altri task. Si consiglia quindi di prevedere tutto quello che è necessario per la riunione come penne e pennarelli economici per gli uffici ma anche una scaletta, ordine del giorno, molto precisa. Che si tratti di riunioni di aggiornamento, di brainstorming oppure più operative, risulta imprescindibile fissare una quantità di tempo adeguata.
Quando si stabilisce la durata di una riunione, è necessario prevedere anche momenti extra per consentire alle persone coinvolte di intervenire ed esprimere le loro idee al fine di aumentare il coinvolgimento. Può essere utile prevedere in questi casi la figura di un moderatore che possa avere una visione di insieme. Per portare a termine gli obiettivi della riunione il tempo deve essere nella misura corretta, cioè non troppo poco ma nemmeno troppo.
I contenuti da trattare
Una riunione proficua parte sempre da un ordine del giorno che deve avere fattori come la chiarezza e la condivisione. Per stabilire gli argomenti da trattare durante la riunione, può essere utile avere anche il parere e il supporto delle diverse persone coinvolte che possono avere punti di vista differenti sui temi principali della riunione. Una regola fondamentale delle riunioni in ufficio è stabilire in anticipo che cosa deve uscire cioè il risultato finale. Affinché questo momento sia percepito nel modo giusto, la riunione non deve essere troppo densa di contenuti o appesantita da lunghi preamboli e presentazioni.
Un piccolo trucco per mantenere alta la concentrazione durante la riunione è alternare argomenti più importanti apunti più leggeri. Inoltre, risulta fondamentale trovare sempre un punto di incontro e chiudere la riunione senza lasciare troppi argomenti in sospeso che possono generare poca chiarezza e malumori.
Le persone da coinvolgere
Perché una riunione sia efficace bisogna sempre stabilire i soggetti che ne prendono parte. Di solito, tutti sono convocati ma non sempre è la scelta giusta poiché vale la pena, in alcuni casi, coinvolgere solamente i capo reparti che poi condivideranno a loro volta i risultati dell’incontro.
